Tid til landbruk: Ved å utnytte ny teknologi innen regnskap og økonomi, kan våre kunder fokusere på å drive et godt, fremtidsrettet landbruk, skriver Martin Svebestad i ukens fagartikkel. Foto fra Bondevennen sitt arkiv.
Regnskapsbransjen er inne i en rivende utvikling. Årsaken er ny teknologi som i større grad kobler sammen kunders og leverandørers økonomisystem.
Martin Svebestad, daglig leder,
Klepp Rekneskapslag
Den nye teknologien gjør det lettere og lettere å importere inngående og utgående fakturaer og betalinger rett inn i regnskapet – uten manuell bokføring. Over tid vil dette forenkle regnskapsføringen betydelig.
Mer elektronisk overføring medfører mindre behov for å troppe opp på regnskapskontoret med bilagsperm, og dermed betyr ikke den fysiske avstanden til kontoret lenger så mye. Det blir hevdet at regnskapsbransjen nå er inne i den samme endringen som bankene har brukt mange år på, «fra levering av giro i skranke til betaling med mobilen hjemme». Ved å utnytte ny teknologi kan våre kunder fokusere på det som er viktigst for dem: Å drive godt, fremtidsrettet landbruk.
Moderne regnskapsproduksjon
Ny teknologi gir muligheter for varierte løsninger tilpasset den enkeltes behov og ønsker. Det vil si at teknologien gjør det mulig å sende nødvendig regnskapsinformasjon direkte til eget regnskap, samtidig som de som ønsker selvsagt skal kunne levere på papir som tidligere. For andre vil det mest praktiske være å levere noe av bilaga elektronisk og noe på papir. En slik delt løsning vil være et godt alternativ for mange.
I dag kommer mer og mer av fakturaene og avregningene i PDF-format på e-post. Å måtte skrive ut disse for å levere dem til regnskapskontoret er alt for tungvint. Det har derfor kommet løsninger som gjør det mulig å sende fakturaene videre til en egen e-postadresse direkte til ditt regnskap. For å slippe å videresende kan du be leverandøren sende fakturaen både til deg og til adressen hos regnskapsfører. Dermed kan du slippe både utskrift og videresending. Over tid vil mer og mer av fakturaene bli sendt elektronisk. Leverandøren sparer tid og porto på denne løsningen, og dermed vil det bli høyere og høyere gebyr for å få faktura på papir.
EHF- elektronisk løsning for inngående faktura
Til denne tid har det aller meste av fakturaene som er sendt som e-post kommet som PDF-vedlegg. I praksis er ikke dette annet enn en kopi av papirfakturaen, og bilaget må bokføres som vanlig. Men du slipper å skrive ut, og bilaga vil bli lagret elektronisk i regnskapssystemet, slik at du slipper alle bilagspermene som skal oppbevares. Det er også mye lettere å finne fram til et bilag som du er på jakt etter. Den store endringen kommer når leverandøren sender såkalt EHF-faktura. Da vil du som kunde kunne gå inn på «Din side» i regnskapssystemet og godkjenne og betale regninger som ligger der. Du trenger ikke å legge inn kontonummer og lange KID-kolonner, det holder med å godkjenne betalingen. Slike fakturaer kodes, slik at de blir automatisk bokført. Dette vil vi ha på plass til sommeren.
Avregninger
Den vanlige melkeprodusent trenger ikke å fakturere – sende regning – på melk som er levert meieriet. Her kommer det avregninger. Avregninger fra TINE, Nortura og Gartnerhallen har vi allerede i flere år importert elektronisk rett inn i regnskapet uten manuell bokføring. Dette har vært mulig gjennom dataflytløsningen som landbruket i fellesskap har stått bak og utviklet. Her er det meningen at flere varemottakere – også de private – skal kunne koble seg til. Dermed har vi allerede et godt utviklet elektronisk system for denne type bilag.
Utgående faktura
For de som selv skriver mange utgående fakturaer er det viktig at en velger et fakturasystem som kommuniserer med regnskapskontoret sitt økonomisystem. I så fall vil alle fakturaer kunne importeres direkte i regnskapet, og de trenger ikke å bokføres manuelt. En annen mulighet er å gjøre avtale med regnskapskontoret der en får direkte tilgang til eget regnskap, og fakturerer direkte inn i regnskapet. Nye nettbaserte løsninger, «skyløsninger», automatiserer mye av denne overføringen.
For de som fakturerer mange bilag i året vil det være aktuelt å bruke KID. Ved å bruke KID får en overført en fil fra banken der innbetalingene i en periode automatisk blir lagt inn i regnskapet mot rett kunde.
En vil nok ikke komme i en situasjon der 100 prosent av regnskapsinformasjonen blir postert automatisk.
I bransjen blir det hevdet at i løpet av noen år skal 80-90 prosent av bilagsmengden føres automatisk. Jeg tror dette er en fornuftig og realistisk ambisjon.
Bruk av regnskap
Mer direkte import av grunnlag for regnskap kan medføre at du som næringsdrivende kommer enda lenger fra regnskapet, og dermed lenger fra den økonomiske utviklingen i bedriften din. Det er ikke ønskelig. Men ny teknologi gjør det mulig å enkelt hente ut rapporter fra regnskap på flere måter:
- Som vanlig PDF fra regnskapsfører
- Gjennom «Min side» løsning i regnskapsprogrammet
- Gjennom direkte oppkobling mot eget regnskap der en selv tar ut de rapporter en ønsker
Hvilken informasjon trenger du?
Tidligere kunne en i større grad masseprodusere rapporter tilpasset landbruksnæringa. De ulike bruka i ei bygd var relativt like og behovene ikke så ulike. I dag er situasjonen en helt annen. Gardsbruka er mer varierte og når en kombinerer dette med generasjonssyklus og investeringssyklus, vil behovene være svært forskjellige.
I moderne økonomistyring fokuserer en mer og mer på de nøkkeltallene som betyr mest for den økonomiske utviklingen av bedriften. Hva er de viktige tallene i dag? Diskuter gjerne dette med regnskapsfører, og fokuser på disse. Eksempel på slike tall kan være omsetning, lønnskostnader, forholdet mellom omsetning og lønnskostnader osv. I dag kan vi «skreddersy» rapporter som følger de nøkkeltalla som den enkelte ønsker svar på.
Styring av pengestrømmen
Fokus på likviditet, pengestrømmen, ikke minst i perioder med driftsendringer, blir viktigere og viktigere. Vi ser spesielt dette i forbindelse med bruksutbygging, der vi både kan oppleve kostnadssprekk og at det tar lengre tid før en er oppe i normal produksjon enn forventet. Likviditetsbudsjett kan være et godt virkemiddel, både som styringsverktøy og kort og godt for å få en oversikt over hvor alle pengene blir av. Det er viktig at slike budsjett blir fulgt opp med sammenligning mot regnskap hyppig, slik at en raskt kan ta grep om noe utvikler seg på annen måte enn det som er forventet.
Budsjettstyring
Vi har en del kunder der vi rapporterer regnskap i forhold til budsjett for hver 2. måned. Budsjetta er enkle og gir oppstillinger over resultat, budsjett og avvik så langt på en enkel og grei måte. Etter hvert som drifta på mange landbruksforetak blir større og marginene knappere, vil et slikt økonomistyringssystem også bidra til god og effektiv kontroll gjennom året.
Ny teknologi for produksjon av regnskap vil medføre at «framtidas regnskapsfører» vil ha større fokus på det som skjer framover og som en kan gjøre noe med, og mindre på historien som en uansett ikke kan gjøre noe med. Dermed mener vi også at du vil kunne ha mer igjen for de kronene du bruker på regnskap/økonomi, men her som ellers; det er du som kunde som må stille krava. Så skal vi hjelpe deg med å få på plass moderne og effektive regnskaps- og økonomistyringsløsninger.
